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KI im Unternehmen

KI, die Ihrem Büro Routinearbeit abnimmt

KI dort einführen, wo sie Ihrem Büro Routinearbeit abnimmt: Angebote, E-Mails, Dokumente, Berichte. Mit Bestandsaufnahme, Pilot, Schulung und klaren Regeln für Ihre Daten.

  • Angebote, E-Mails und Berichte als Entwurf
  • Antworten aus Ihren Unterlagen, mit Quelle
  • Ihre Daten bleiben in Europa oder im Haus

Worum es geht

KI steht für künstliche Intelligenz. Gemeint sind hier vor allem Sprachmodelle: Programme, die Texte lesen, zusammenfassen und entwerfen können. Im Betrieb sind sie dann nützlich, wenn sie eine bestimmte Aufgabe übernehmen, die heute regelmäßig Zeit kostet. Nicht als Spielerei und nicht überall.

Ich führe KI so ein wie jedes andere Werkzeug: erst prüfen, wo sie hilft, dann mit einem Ablauf ausprobieren, dann Ihr Team schulen und das System betreuen. Wenn ein einfaches Skript oder eine Vorlage dasselbe leistet, empfehle ich das.

Was KI gut kann

  • Texte entwerfen, die ein Mensch prüft: Angebote, E-Mails, Berichte, Protokolle
  • Lange Dokumente durchsuchen und Fragen dazu mit Quelle beantworten
  • Belege und Tabellen auslesen, vergleichen und Abweichungen markieren

Was KI nicht ersetzen sollte

  • Entscheidungen, für die jemand geradestehen muss
  • Das Fachwissen und die Erfahrung Ihres Teams
  • Den persönlichen Kontakt zu Ihren Kunden

Was sich im Büro ändert

Drei Aufgaben, die in vielen Betrieben jeden Tag anfallen. Heute steckt darin viel Handarbeit, mit KI bleiben das Prüfen und das Entscheiden bei Ihnen.

Ein Tag im Büro, heute und mit KI Beispiel für drei Aufgaben im Büro. E-Mail kommt an: heute lesen, sortieren und die Antwort tippen; mit KI liegt ein Entwurf bereit, den Sie prüfen und senden. Angebot schreiben: heute alte Angebote suchen und abtippen; mit KI einen Vorschlag aus alten Angeboten anpassen. Rechnung prüfen: heute Position für Position vergleichen; mit KI nur die markierten Abweichungen ansehen. Die Balken zeigen den Aufwand im Vergleich, ohne Messwerte. weniger Aufwand mehr E-Mail kommt an Heute lesen, sortieren, Antwort tippen Mit KI Entwurf prüfen, senden Angebot schreiben Heute alte Angebote suchen, abtippen Mit KI Vorschlag anpassen Rechnung prüfen Heute Position für Position vergleichen Mit KI Abweichungen ansehen
Beispielhafter Büroalltag: Die Balken zeigen, wo der Aufwand sinkt, nicht wie viel. Gemessen wird erst im Pilot mit Ihren Daten.

Erster Schritt: KI-Bestandsaufnahme

Sie bekommen eine kurze Liste mit Kandidaten, Nutzen, Aufwand und Risiken. Typischerweise dauert das ein bis zwei Wochen. Verbindlich steht der Zeitplan im Angebot.

Bestandsaufnahme anfragen

Gut zu wissen

Zeitplan, Kosten und Ihr Anteil

  • Zeitplan

    Bestandsaufnahme typischerweise ein bis zwei Wochen, Pilot vier bis acht Wochen. Verbindlich steht der Zeitplan im Angebot.

  • Ergebnis des Piloten

    Ein kurzer Bericht mit Messwerten und meiner Empfehlung: einführen, anpassen oder stoppen.

  • Nutzungskosten

    Die laufenden Kosten für das Modell zahlen Sie direkt beim Anbieter, das Konto läuft auf Ihr Unternehmen. So sehen Sie die Kosten selbst und bleiben unabhängig von mir.

  • Anbieter

    Je nach Anforderung Anbieter mit Verarbeitung in Europa, zum Beispiel Mistral, oder offene Modelle auf eigener Hardware.

Was ich von Ihnen brauche

  • Eine Ansprechperson mit etwa zwei Stunden pro Woche
  • Beispieldaten aus dem Ablauf, um den es geht

Beispiele

Sieben typische Szenarien

Die Beispiele sind typische Szenarien, keine Kundenprojekte. Betriebe und Details sind erfunden.

Beispiel: Sanitärbetrieb mit 8 Mitarbeitenden

Angebotsassistent aus alten Angeboten

Mit KI
Ein Assistent sucht passende alte Angebote heraus und schlägt Positionen und Texte vor. Der Inhaber prüft, passt Mengen an und schickt ab.

Beispiel: Hausverwaltung mit 5 Mitarbeitenden

E-Mail-Vorsortierung mit Antwortentwürfen

Mit KI
Eingehende Mails werden nach Thema und Dringlichkeit sortiert. Für häufige Anliegen liegt ein Antwortentwurf bereit. Abgeschickt wird erst nach Prüfung.

Beispiel: Maschinenbauer mit 40 Mitarbeitenden

Suche über Handbücher und Verträge

Mit KI
Die Techniker fragen in eigenen Worten und bekommen eine Antwort mit Quelle, also Dokument und Seite. So lässt sich jede Antwort nachprüfen.

Beispiel: Bauunternehmen mit 25 Mitarbeitenden

Rechnungs- und Lieferscheinabgleich

Mit KI
Das System liest beide Belege aus, gleicht Mengen und Preise ab und markiert Abweichungen. Die Buchhaltung kümmert sich nur noch um die markierten Fälle.

Beispiel: Logistikbetrieb mit 15 Mitarbeitenden

Automatische Berichte

Mit KI
Der Bericht entsteht automatisch aus den Tabellen: Zahlen, Vergleich zur Vorwoche und ein kurzer Text zu Auffälligkeiten. Montags früh liegt er im Postfach.

Beispiel: Elektrobetrieb mit 20 Mitarbeitenden

Chat über interne Dokumente

Mit KI
Ein interner Chat beantwortet Fragen aus den freigegebenen Dokumenten und nennt die Quelle. Was dort nicht steht, sagt er auch.

Beispiel: Ingenieurbüro mit 10 Mitarbeitenden

Protokolle aus Besprechungen

Mit KI
Mit Zustimmung aller wird die Besprechung aufgezeichnet. Daraus entsteht ein Protokollentwurf mit Aufgaben, Verantwortlichen und Terminen, den die Projektleitung prüft und verschickt.

Vorgehen

So gehe ich vor

So läuft die KI-Einführung Vier Stationen. Bestandsaufnahme, ein bis zwei Wochen: Ergebnis ist eine Liste mit Kandidaten, Nutzen, Aufwand und Risiken. Pilot mit einem Prozess, vier bis acht Wochen: Ergebnis ist ein Bericht mit Messwerten und der Empfehlung einführen, anpassen oder stoppen. Einführung mit Schulung: Das Werkzeug ist im Ablauf, das Team geschult, die Regeln für Ihre Daten sind festgelegt. Betrieb, laufend: Das System bleibt aktuell, Qualität und laufende Kosten sind im Blick. Bestandsaufnahme ein bis zwei Wochen Ergebnis: Liste mit Kandidaten, Nutzen, Aufwand und Risiken Pilot mit einem Prozess vier bis acht Wochen Ergebnis: Bericht mit Messwerten und Empfehlung: einführen, anpassen, stoppen Einführung mit Schulung Ergebnis: Werkzeug im Ablauf, Team geschult, Regeln für Ihre Daten festgelegt Betrieb laufend Ergebnis: System aktuell, Qualität und laufende Kosten im Blick
Jede Station endet mit einem Ergebnis, auf dessen Grundlage Sie entscheiden, ob es weitergeht. Verbindlich steht der Zeitplan im Angebot.
  1. Schritt 1: Bestandsaufnahme

    Ich sammle mit Ihnen Aufgaben, die regelmäßig Zeit kosten, und schaue auf Daten, Programme und Regeln in Ihrem Unternehmen. Ergebnis ist eine kurze Liste mit Kandidaten, Nutzen, Aufwand und Risiken.

  2. Schritt 2: Pilot mit einem Prozess

    Ein Ablauf, echte Daten, vier bis acht Wochen. Vorher halte ich mit Ihnen fest, woran sich der Erfolg messen lässt. Am Ende steht ein kurzer Bericht mit Messwerten und Empfehlung: einführen, anpassen oder stoppen.

  3. Schritt 3: Einführung mit Schulung

    Ich baue das Werkzeug in Ihre Abläufe ein und schule Ihr Team: wie man damit arbeitet, wo die Grenzen liegen und welche Daten hineindürfen.

  4. Schritt 4: Betrieb

    Ich halte das System aktuell, prüfe die Qualität der Ergebnisse, behalte die laufenden Kosten im Blick und passe es an, wenn sich Ihre Abläufe ändern.

Wo Ihre Daten bleiben

Ihre Daten gehen nur dorthin, wo es vertraglich geregelt ist, oder sie verlassen Ihr Haus gar nicht. Ein Modell lernt nicht mit Ihren Daten dazu.

Wo Ihre Daten bleiben Ihre Daten aus E-Mails, Angeboten und Belegen gehen vom Betrieb entweder in ein Rechenzentrum in der EU, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, oder zu einem eigenen Server bei Ihnen; dann verlassen sie das Haus nicht. Zurück kommt ein Entwurf, den ein Mensch prüft und entscheidet. Mit Ihren Daten wird kein Modell trainiert. Ihr Betrieb E-Mails, Angebote, Belege oder Rechenzentrum in der EU mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung Eigener Server bei Ihnen Daten verlassen das Haus nicht Entwurf zurück an Sie ein Mensch prüft und entscheidet Kein Training mit Ihren Daten
Welcher Weg passt, hängt von Ihren Daten ab. Das legen wir vor dem Start schriftlich fest.

Datenschutz und Datenhoheit

  • Je nach Daten arbeite ich mit Anbietern, die in Europa verarbeiten, zum Beispiel Mistral, oder mit offenen Modellen auf eigener Hardware in Ihrem Haus. Dann verlassen die Daten Ihr Haus nicht.
  • Kundendaten gehen nicht ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung an Dritte. Welche Daten ein System sehen darf, halte ich vorher schriftlich mit Ihnen fest.
  • Zugriff nur für Berechtigte. Wo es sinnvoll ist, wird protokolliert, wer was abgefragt hat.
  • Die KI macht Vorschläge, ein Mensch entscheidet. Kein Text geht ungeprüft an Ihre Kunden.

Diese Hinweise sind allgemein gehalten und keine Rechtsberatung. Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall ziehen Sie bitte Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Kanzlei hinzu.

Fragen

Häufige Fragen

Brauchen wir dafür teure Lizenzen oder neue Hardware?

Nicht unbedingt. Viele Aufgaben lassen sich mit Diensten lösen, die nach Nutzung abgerechnet werden; diese Kosten zahlen Sie direkt beim Anbieter, das Konto läuft auf Ihr Unternehmen. Für offene Modelle reicht je nach Aufgabe ein gut ausgestatteter Rechner oder ein kleiner Server. Was sinnvoll ist, kläre ich in der Bestandsaufnahme, bevor Sie etwas kaufen.

Was passiert mit unseren Daten?

Das halte ich vor dem Start schriftlich mit Ihnen fest: welche Daten das System sehen darf, wo sie verarbeitet werden und wer Zugriff hat. Für sensible Daten bieten sich offene Modelle an, die bei Ihnen laufen.

Macht die KI Fehler?

Ja, das kommt vor. Deshalb liefert sie Entwürfe und nennt, wo möglich, ihre Quelle. Ein Mensch prüft und entscheidet. Im Pilot zeigt sich, wie zuverlässig die Ergebnisse für Ihre Aufgabe sind.

Wie groß muss unser Unternehmen sein?

Es gibt keine Mindestgröße. Entscheidend ist, ob es eine Aufgabe gibt, die regelmäßig wiederkehrt und Zeit kostet. Das gibt es im Betrieb mit fünf Leuten genauso wie mit fünfzig.

Geht das auch aus der Ferne?

Ja. Bestandsaufnahme, Pilot und Schulung funktionieren per Video. Vor Ort in Flensburg und Umgebung, deutschlandweit zu Projektstart und Abnahme. Reisekosten außerhalb der Region nach Absprache.

Leistungen

Weitere Leistungen

Erzählen Sie mir, was Sie aufhält.

Ein kurzes Gespräch reicht, um zu klären, ob und wie ich helfen kann. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung und ein schriftliches Angebot, bevor es losgeht.

Vor Ort in Flensburg und Umgebung, deutschlandweit zu Projektstart und Abnahme. Reisekosten außerhalb der Region nach Absprache.